Contratti digitali per supplenti e docenti GPS finalizzato al ruolo: firma da remoto con la FEA
Supplenti e docenti individuati da GPS finalizzato al ruolo possono sottoscrivere i contratti in modalità digitale attraverso la Firma Elettronica Avanzata “Sigillo”, evitando, nei casi previsti, di recarsi fisicamente nella scuola o nella provincia di titolarità.
Contratto digitale a scuola, la firma può essere effettuata da remoto
La digitalizzazione delle procedure amministrative introduce una nuova modalità per la gestione e la sottoscrizione dei contratti del personale scolastico. Grazie alla Firma Elettronica Avanzata (FEA) attraverso il sistema ministeriale “Sigillo”, alcune tipologie di contratti possono essere firmate digitalmente senza che il docente o il personale ATA debba necessariamente recarsi fisicamente presso l’istituzione scolastica.
La procedura riguarda, tra gli altri, i contratti del personale supplente breve e a tempo determinato, sia docente sia ATA, e può interessare anche specifiche situazioni relative ai docenti individuati da GPS con contratto a tempo determinato finalizzato al ruolo.
La novità rientra nel più ampio processo di semplificazione e dematerializzazione delle procedure amministrative della scuola.
Il Piano di semplificazione per la scuola
L’evoluzione della soluzione di Firma Elettronica Avanzata denominata “Sigillo” è prevista nell’ambito del Piano di semplificazione per la scuola, presentato dal Ministro dell’Istruzione e del Merito in occasione del Consiglio dei Ministri del 20 aprile 2023.
Il piano comprende diversi interventi destinati a semplificare le procedure rivolte alle famiglie, agli studenti e alle istituzioni scolastiche, con l’obiettivo di rendere più efficienti anche gli adempimenti amministrativi.
Con una nota del 1° settembre, la Direzione generale per i sistemi informativi e la statistica del Ministero dell’Istruzione e del Merito ha illustrato il funzionamento della Firma Elettronica Avanzata e i principali vantaggi derivanti dalla sua applicazione alle procedure scolastiche.
Tra gli ambiti di utilizzo individuati dal Ministero rientrano la gestione dei contratti del personale docente immesso in ruolo per l’anno scolastico 2023/2024 e in assegnazione provvisoria, secondo quanto indicato dalla nota n. 3895 del 31 agosto 2023 della Direzione Generale per il personale scolastico, e la gestione dei contratti del personale supplente breve e a tempo determinato, docente e ATA.
Supplenti, contratto firmato online senza andare a scuola
Per i contratti del personale docente e ATA con incarico di supplenza breve o a tempo determinato è disponibile un aggiornamento delle procedure di cooperazione applicativa.
La nuova funzionalità consente al dirigente scolastico e al lavoratore di sottoscrivere digitalmente il contratto attraverso il sistema ministeriale di Firma Elettronica Avanzata “Sigillo”.
La conseguenza più immediata è la possibilità di completare la sottoscrizione del rapporto di lavoro a distanza, senza che il supplente debba necessariamente recarsi presso la scuola per firmare il documento.
Il contratto viene quindi gestito in formato digitale e, una volta sottoscritto dalle parti, può essere scaricato e successivamente protocollato dalla scuola secondo le procedure amministrative previste.
Docenti GPS finalizzato al ruolo: contratto a tempo indeterminato firmabile da remoto
La procedura assume particolare interesse anche per i docenti individuati da GPS con contratto a tempo determinato finalizzato all’immissione in ruolo che abbiano ottenuto l’assegnazione provvisoria in un’altra provincia.
Per questi docenti, la possibilità di utilizzare la Firma Elettronica Avanzata può consentire di gestire da remoto anche la sottoscrizione del contratto a tempo indeterminato, evitando lo spostamento nella provincia di titolarità esclusivamente per completare l’adempimento amministrativo.
Si tratta di una possibilità particolarmente rilevante per chi, a seguito dell’assegnazione provvisoria, presta servizio in una provincia diversa da quella nella quale devono essere formalizzati gli atti relativi all’immissione in ruolo.
Attraverso il sistema ministeriale “Sigillo”, quando la procedura viene attivata dalla scuola, il docente può quindi procedere alla sottoscrizione elettronica a distanza, con una riduzione degli spostamenti e una maggiore semplificazione della gestione documentale.
La nota ministeriale del 1° settembre ricomprende infatti tra gli ambiti di applicazione della FEA anche la gestione dei contratti del personale docente immesso in ruolo per l’anno scolastico 2023/2024 e in assegnazione provvisoria, come indicato dalla nota n. 3895 del 31 agosto 2023 della Direzione Generale per il personale scolastico.
I vantaggi della Firma Elettronica Avanzata
L’introduzione della FEA produce effetti sia per il personale sia per le istituzioni scolastiche.
Tra i principali vantaggi della nuova modalità figurano:
- dematerializzazione del contratto, con il superamento della necessità di gestire la copia originale cartacea;
- formalizzazione digitale del rapporto di lavoro, effettuabile anche a distanza;
- riduzione degli spostamenti del personale, in particolare per chi si trova in una provincia diversa rispetto alla sede che deve gestire il contratto;
- semplificazione delle procedure amministrative;
- maggiore efficienza nell’organizzazione del lavoro del dirigente scolastico e della segreteria.
La digitalizzazione permette quindi di trasformare la firma del contratto da un adempimento necessariamente legato alla presenza fisica in istituto a una procedura che può essere completata attraverso gli strumenti digitali messi a disposizione dall’amministrazione.
Per firmare servono SPID o CIE
Per utilizzare la Firma Elettronica Avanzata è necessario essere in possesso di un’identità digitale.
I firmatari devono infatti disporre di SPID oppure CIE, strumenti attraverso i quali viene effettuato il riconoscimento necessario per procedere alla sottoscrizione elettronica del documento.
Il requisito riguarda le parti coinvolte nella firma del contratto secondo le modalità previste dalla procedura ministeriale.
La firma digitale del contratto è opzionale
L’introduzione della nuova procedura può avvenire in maniera graduale. Le scuole possono infatti familiarizzare progressivamente con la nuova modalità operativa, tenendo conto delle proprie esigenze organizzative.
La possibilità di utilizzare la FEA per la sottoscrizione dei contratti è opzionale e può essere attivata attraverso la selezione di uno specifico flag all’interno delle procedure informatiche.
L’opzione può essere scelta anche per il singolo contratto, consentendo quindi alle istituzioni scolastiche di utilizzare la nuova modalità in maniera flessibile.
Come funziona la procedura per il contratto digitale
Quando la scuola decide di utilizzare la nuova funzionalità, il procedimento segue un flusso operativo specifico.
I passaggi sono i seguenti:
- Inserimento dei dati contrattuali nel sistema.
- Scelta della modalità di firma tramite FEA.
- Convalida del prospetto R-1/R-2. La procedura trasmette automaticamente il contratto al sistema “Sigillo” per consentire l’apposizione della Firma Elettronica Avanzata.
- Invio delle comunicazioni ai contraenti. Le parti vengono informate tramite una specifica comunicazione e-mail generata dal sistema “Sigillo”.
- Firma elettronica del contratto da parte dei contraenti.
- Download del documento sottoscritto dal sistema “Sigillo”.
- Protocollazione del contratto, effettuata dalla scuola attraverso i normali applicativi in dotazione.
- Trasmissione a NoiPA per le procedure connesse al pagamento.
Cosa cambia per supplenti e docenti
La nuova modalità rappresenta un ulteriore passo verso la dematerializzazione dei procedimenti amministrativi della scuola.
Per il supplente, il vantaggio più evidente è la possibilità di sottoscrivere il contratto senza dover raggiungere fisicamente l’istituto, quando la scuola abbia attivato la procedura FEA e siano rispettati i requisiti previsti.
Per il docente con contratto a tempo determinato finalizzato al ruolo che abbia ottenuto l’assegnazione provvisoria in un’altra provincia, la firma da remoto può assumere una rilevanza ancora maggiore, poiché consente di evitare uno spostamento verso la provincia di titolarità esclusivamente per la sottoscrizione del contratto a tempo indeterminato, nell’ambito della procedura prevista.
Per le segreterie e i dirigenti scolastici, invece, la gestione digitale permette di ridurre la documentazione cartacea e di rendere più lineare il percorso amministrativo che va dalla predisposizione del contratto alla firma, dalla protocollazione fino alla trasmissione a NoiPA.
La FEA “Sigillo” si inserisce così nel processo di modernizzazione dei servizi amministrativi scolastici, con l’obiettivo di rendere le procedure più semplici, rapide e accessibili anche a distanza.
