MIM, nuove regole per gli organi collegiali online: ecco i requisiti tecnici per votazioni digitali valide e sicure

Il MIM disciplina le riunioni online con valore deliberativo

Il Ministero dell’Istruzione e del Merito (MIM) ha pubblicato la nuova scheda tecnica sui requisiti tecnico-organizzativi per la gestione digitale degli organi collegiali e delle operazioni di voto nelle istituzioni scolastiche, documento destinato a rappresentare il riferimento operativo per tutte le scuole che intendono svolgere a distanza le attività deliberative previste dall’articolo 44 del CCNL Istruzione e Ricerca 2019-2021.

L’obiettivo è assicurare che le deliberazioni adottate in modalità telematica abbiano piena validità giuridica, garantendo al tempo stesso sicurezza informatica, protezione dei dati personali, trasparenza amministrativa e corretta conservazione della documentazione digitale.

Il quadro normativo di riferimento

La scheda tecnica recepisce quanto previsto dal nuovo CCNL sottoscritto il 18 gennaio 2024 e coordina la disciplina con le principali normative nazionali ed europee in materia di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione.

Tra i riferimenti richiamati figurano:

• il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD);
• il Regolamento europeo GDPR;
• il Codice Privacy;
• il DPR 275/1999 sull’autonomia scolastica;
• il decreto sulla trasparenza amministrativa;
• le Linee guida AgID relative a sicurezza ICT, identità digitale, gestione documentale e conservazione dei documenti informatici.

Cinque principi fondamentali per la validità delle deliberazioni

Il documento individua cinque principi imprescindibili che ogni piattaforma o soluzione digitale dovrà garantire.

Identificazione certa dei partecipanti

Ogni componente dell’organo collegiale dovrà essere identificato in maniera univoca mediante credenziali personali o identità digitali coerenti con il Codice dell’Amministrazione Digitale, evitando qualsiasi utilizzo condiviso delle credenziali.

Validità giuridica delle decisioni

Le procedure digitali dovranno assicurare il pieno rispetto delle disposizioni normative e dei regolamenti d’istituto, affinché la volontà dell’organo collegiale sia formata correttamente e produca effetti giuridici.

Integrità e sicurezza

Le piattaforme dovranno impedire alterazioni dei dati, garantire l’immodificabilità dei risultati delle votazioni e proteggere il sistema da accessi non autorizzati o perdite di informazioni.

Trasparenza e verificabilità

Ogni fase del procedimento deliberativo dovrà poter essere ricostruita successivamente mediante registrazioni, log tecnici ed evidenze documentali.

Segretezza del voto

Quando previsto il voto a scrutinio segreto, dovrà essere garantito un anonimato effettivo e tecnicamente dimostrabile, escludendo qualsiasi possibilità di collegare il voto espresso all’identità del votante.

Autenticazione forte e gestione dei ruoli

La scheda tecnica dedica un’intera sezione ai requisiti di identificazione e autenticazione.

Le istituzioni scolastiche dovranno adottare sistemi capaci di:

• identificare con certezza ogni partecipante;
• utilizzare autenticazione adeguata al livello di rischio, preferibilmente forte;
• distinguere chiaramente i diversi ruoli (presidente, segretario verbalizzante, componente);
• tracciare tutte le operazioni effettuate;
• gestire in sicurezza le sessioni mediante timeout automatico e prevenzione degli accessi simultanei non autorizzati.

Voto palese e voto segreto: cambiano i requisiti

Uno degli aspetti più rilevanti riguarda la distinzione tra voto palese e voto segreto.

Per il voto palese

Sono ammesse anche funzionalità integrate nelle piattaforme di videoconferenza, purché garantiscano:

• identificazione certa dei votanti;
• associazione tra elettore e voto espresso;
• tracciabilità completa;
• esportazione e conservazione dei risultati.

Per il voto segreto

Le condizioni diventano molto più rigorose.

Il MIM stabilisce che potranno essere utilizzati esclusivamente sistemi in grado di dimostrare tecnicamente:

• separazione strutturale tra autenticazione ed espressione del voto;
• anonimizzazione irreversibile;
• impossibilità per amministratori di sistema o fornitori di ricostruire il voto individuale;
• gestione dei metadati tale da impedire qualsiasi re-identificazione;
• verificabilità dell’esito complessivo senza compromettere la segretezza.

Di conseguenza, numerosi strumenti di sondaggio integrati nelle comuni piattaforme di videoconferenza potrebbero non risultare idonei alle votazioni segrete con effetti deliberativi qualora non siano in grado di documentare tali garanzie.

Sicurezza informatica e servizi cloud

Le scuole dovranno inoltre verificare che i fornitori adottino adeguate misure di sicurezza.

Tra i requisiti richiesti figurano:

• cifratura dei dati;
• monitoraggio degli accessi;
• sistemi di audit;
• aggiornamenti di sicurezza;
• segregazione degli ambienti;
• gestione degli incidenti informatici;
• backup e continuità operativa.

Nel caso di servizi cloud sarà necessario verificare anche la localizzazione dei dati, le modalità di trattamento e la conformità alle normative europee.

Privacy: obblighi GDPR e valutazione d’impatto

Particolare attenzione viene dedicata alla protezione dei dati personali.

Le istituzioni scolastiche dovranno verificare:

• la nomina del responsabile del trattamento quando il servizio è fornito da soggetti esterni;
• l’adozione di adeguate misure tecniche e organizzative;
• la minimizzazione dei dati trattati;
• l’eventuale effettuazione della DPIA (Valutazione d’impatto sulla protezione dei dati), soprattutto nei sistemi di voto digitale.

Verbali digitali e conservazione documentale

Ogni seduta dovrà produrre documentazione informatica completa e immodificabile.

Verbali, esiti delle votazioni e registrazioni dovranno essere conservati secondo le Linee guida AgID, garantendo autenticità, integrità, leggibilità e reperibilità nel tempo.

Qualora la piattaforma non consenta l’esportazione strutturata dei risultati, la scuola dovrà comunque produrre evidenze documentali sufficienti ai fini della verbalizzazione e della conservazione.

Le responsabilità delle scuole

La scheda tecnica richiama infine le responsabilità organizzative delle istituzioni scolastiche.

Ogni scuola dovrà:

• aggiornare il regolamento d’istituto;
• disciplinare le modalità delle sedute telematiche;
• definire le procedure per il voto segreto;
• individuare formalmente presidente e segretario verbalizzante;
• predisporre procedure per la gestione di eventuali malfunzionamenti e per l’eventuale ripetizione delle votazioni.

Verifica preventiva delle piattaforme

Prima dell’utilizzo di qualsiasi soluzione digitale, le scuole saranno tenute a verificarne la conformità ai requisiti ministeriali.

La verifica dovrà basarsi sulla documentazione tecnica fornita dal produttore della piattaforma e su una specifica dichiarazione di conformità rilasciata dal fornitore o dal partner tecnologico.

La nuova scheda tecnica rappresenta quindi un passaggio significativo verso una regolamentazione uniforme delle attività collegiali digitali, fissando standard tecnici e organizzativi destinati a rafforzare la validità giuridica delle deliberazioni, la sicurezza delle operazioni di voto e la tutela dei dati personali nell’ambito della trasformazione digitale delle istituzioni scolastiche.

Nota

Allegato tecnico